Архивирането на документи е основен процес за запазване на важна информация в бизнеса, администрацията, науката и редица други области. То представлява организираното съхранение на документи – физически или електронни – с цел по-добра управляемост, бърз достъп и дългосрочна защита на данните.
Причини за архивирането на документи може да са нормативни изисквания за запазване на документи за определен срок или оперативни нужди на предприятията за изготвяне на справки, анализи и бизнес решения.
Как се архивират документи?
Физическо архивиране: съхранение в папки, класиране по категории и спазване на условия на съхранение на документите (температура, влажност и защита).
Електронно архивиране: Преобразуване на хартиени документи в електронни формати (PDF, сканиране, криптиране), съхранение в облак или на сървър, както и използване на софтуер за управление на документи
Законодателни изисквания при архивирането на документи
Нормативен акт, които предвижда изисквания при архивирането на документи е Наредба за реда за организирането, обработването, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции. Тази наредба обаче се прилага по отношение на държавните и общински институции. Предприятията в частния сектор следва да съобразяват най-вече сроковете за съхранение на документи, които се поставят от различни закони и нормите на Общия регламент за защита на данните (GDPR), който налага строги изисквания за съхранение, достъп и унищожаване на документи, съдържащи лични данни.
Други нормативни документи касаещи архивирането на документи са:
Закон за националния архивен фонд и Наредба за реда за използване на документите от националния архивен фонд
Неизчерпателен списък със Срокове за съхранение на документи
| НОСИТЕЛИ | СРОК ЗА СЪХРАНЕНИЕ | ОСНОВАНИЕ |
| Документацията, отнасяща се до провеждането на обучение и инструктаж по безопасност и здраве при работа | 5 години | Наредба РД-07-2/16.12.2009 г. – чл. 9. (2) |
| Декларации за трудови злополуки | 5 години | Наредба за установяване, разследване, регистриране и отчитане на трудовите злополуки – в чл. 14, ал. 3 |
| Здравни досиета на работещите | 50 години | Наредба № 3 от 25 януари 2008 г. за условията и реда за осъществяване дейността на службите по трудова медицина – съгласно чл. 17, ал. 4 |
| Неполучените от работниците или служителите трудови книжки, дневниците и екземпляр от издадените удостоверения | 50 години | Наредба за трудовата книжка и трудовия стаж Чл. 8. (1) – отменен в сила от 01.06.2025 г. |
| Ведомости за заплати | 50 години | Чл. 12 ЗСч, чл. 38 ДОПК |
| Счетоводни регистри и финансови отчети | 10 години | Чл. 12 ЗСч, чл. 38 ДОПК |
| Документи за данъчно-осигурителен контрол | До 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, което удостоверяват тези документи. | Чл. 12 ЗСч, чл. 38 ДОПК |
| Документи за финансов одит | До извършване на следващ вътрешен одит и одит на Сметната палата. | Чл. 12 ЗСч |
| Всички останали носители на счетоводна информация | 3 години / 5 години | Чл. 12 ЗСч, чл. 38 ДОПК |
| Данъчни документи, издавани по реда на ЗДДС | До 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, което удостоверяват тези документи. | Чл. 121, ал.1 ЗДДС |
| Контролни ленти от касови апарати в търговските обекти | В 3-месечен срок от датата на отпечатване на последната касова бележка на съответната лента. | Чл. 42, ал. 1, т. 3 от Наредба № Н-18 от 13.12.2006 г. за регистриране и отчитане на продажби в търговските обекти чрез фискални устройства |
| Отчетни документи по Наредба № Н-18 от 13.12.2006 г. за регистриране и отчитане на продажби в търговските обекти чрез фискални устройства, включително книгите за дневните финансови отчети и контролните ленти | 5 години | Чл. 42, ал. 4 от Наредба № Н-18 от 13.12.2006 г. за регистриране и отчитане на продажби в търговските обекти чрез фискални устройства |
| Погасяване на публични вземания по давност | Публичните вземания се погасяват с изтичането на 5-годишен давностен срок, считано от 1 януари на годината, следваща годината, през която е следвало да се плати публичното задължение, освен ако в закон е предвиден по-кратък срок. С изтичането на 10-годишен давностен срок, считано от 1 януари на годината, следваща годината, през която е следвало да се плати публичното задължение, се погасяват всички публични вземания независимо от спирането или прекъсването на давността освен в случаите, когато задължението е отсрочено или разсрочено |
Изисквания при съхранението на документи предвидени в Общ регламент за защита на данните
Личните данни трябва да се съхраняват по начин, който гарантира тяхната поверителност, сигурност и контрол на достъпа. Изискванията включват ограничаване на достъпа до данните само до упълномощени лица, криптиране на данни в електронна форма и наличие на процедури за контрол на сигурността на физическите архиви. Общия регламент за защита на данните не поставя срокове за съхранение, но поставя изискване администраторът на данни да прекрати обработването им, когато са постигнати целите на това обработване и то повече не е необходимо.
Извън документите, за които определени закони поставят изрични срокове за съхранение, съществуват и документи, за които подходящият срок на съхранение е въпрос на преценка на работодателя. Например, документи, въведени с вътрешни правила, за които няма законова регламентация. Работодателят ще съхранява тези документи, докато счита за необходимо, но тази необходимост трябва да е обоснована, ако в тях се съдържат личнни данни. При всички случаи обосновано ще е да разполага с тях в рамките на давностния срок за предявяване на искове от работниците и служителите.
Изисквания за съхранение на електронни документи в трудовото досие
Наредба за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие внася допълнителни изисквания за създаването и съхраняването на електронни документи, които следва да се съблюдават, ако работодателят реши да въведе електронни трудови досиета.
Вижте повече по темата тук: https://www.ctc-bg.com/електронно-трудово-досие/
! Изискванията за съхранение на електронните документи в трудовото досие следва да се имат предвид и при електронно документиране на инструктажите по безопасност, тъй като тези документи се съхраняват в трудовото досие на работника или служителя.
Конфиденциалност и сигурност
Защитата на документите включва мерки като криптиране на електронни документи, физическа защита на архивите (контрол на достъпа, защита срещу пожар или кражба), и установяване на процедури за редовен преглед и контрол на достъпа.
Документите, съдържащи конфиденциална информация (напр. лични данни, търговски договори или финансови отчети), трябва да бъдат защитени от нерегламентиран достъп. Затова се препоръчва съхранението им в сигурни помещения, които отговарят на стандартите за сигурност и достъп до тях само от определени длъжностни лица.
Контролирано унищожаване на документи
Документи, които съдържат лични или конфиденциални данни трябва да се унищожат безопасно след като изтече срокът за съхранение. Унищожаването може да включва шредиране на хартиени документи или използване на софтуер за изтриване на електронни записи.
Съгласно изискванията на Общия регламент за защита на данните (GDPR), предприятията трябва да имат доказателства за унищожаването на лични данни и за спазването на процедурата.
За всяко унищожаване се препоръчва да се създава детайлен регистър, в който се посочва:
– Вид на унищожените документи (напр. счетоводни, трудови, медицински).
– Дата на унищожаване.
– Методът на унищожаване (например шредиране, изтриване чрез софтуер, раздробяване на носители).
– Лицето, отговорно за процеса на унищожаване.
В някои случаи, особено при чувствителна информация, организацията трябва да изиска и сертификат за унищожаване от външна фирма, която извършва унищожаването. Сертификатът потвърждава, че данните са унищожени според стандартите за сигурност и регулаторните изисквания.
Организациите трябва да сключат договори за конфиденциалност и защита на данните с фирмата, извършваща унищожаването, за да бъдат сигурни, че информацията няма да бъде компрометирана.
Примерна процедура за унищожаване на документи: Процедура
