Встъпителното обучение осигурява плавен преход на новите служители към работната среда.
Когато служителите получат ясни инструкции и достъп до всички ресурси, необходими за работа, те започват да допринасят по-бързо за постигането на организационните цели. Обучението намалява времето за навлизане в работния процес и позволява по-ефективна работа от самото начало.
Освен това трудовото законодателство изисква работодателите да провеждат инструктажи по здраве и безопасност на труда, както и да се гарантира, че служителите са запознати с правилника за вътрешния трудов ред и други вътрешнофирмени документи. Изготвянето на процедура за встъпително обучение осигурява спазването на тези изисквания като гарантира, че няма да бъдат пропуснати и че новите служители ще са запознати с правилата за безопасност и политиките на компанията.
Процедурата за встъпително обучение не само подпомага новите служители да се адаптират бързо и да станат продуктивни, но също така демонстрира ангажираността на компанията към създаването на позитивна и подкрепяща работна среда.
Процедура за встъпително обучение на новоназначени служители
Провеждането на встъпително обучение не е нормативно заложено изискване, така че е възможно то да се организира по различен начин и да следва различни практики. Един лесен и добър вариант е да бъде създадена процедура, която максимално подробно да описва всяка дейност, която следва да се извърши при назначаване на нов работник или служител. По този начин тя може да играе ролята на своеобразен чек-лист, за да се минимизира възможността за пропуск на даден компонент.
Изтеглете примерна процедура тук:
Добавете или премахнете елементи от процедурата, които се отнасят до спецификите на Вашето предприятие. Целта е да Ви служи като своеобразен чек-лист.
Добра практика е да се определят отговорни лица относно различните компоненти от процедурата, както и едно отговорно лице, което да координира процеса на обучение като проследява как се движи новия служител, съгласно процедурата.
Обикновено лицето координатор е специалистът по човешки ресурси , тъй като има опит с административни процедури и разбира политиките, ценностите и културата на организацията. Освен това HR специалистът може да подготви документите, свързани с обучението и да отговаря за съхранението им.
Най-общо встъпителното обучение на служителите съдържа три компонента дейности: по предварителната подготовка на работното място на новия служител, дейности при неговото постъпване и дейности по организация на специфични обучения за конкретната длъжност.
1.Предварителна подготовка.
Подготовка на работното място на новия служител обикновено се извършва от ръководителят на отдела, в който ще работи новият служител, тъй като той пръв има информация за назначаването на нов служител на негово подчинение, в чийто подбор обикновено е участвал и той.
Дейностите по подготовката включват осигуряване на необходимото оборудване като компютър, телефон, служебен автомобил, работно облекло и ЛПС, осигуряване на пароли, електронни подписи, имейли и други.
Добра практика е дейностите по осигуряването на оборудването касаещо компютър, телефон, служебен, автомобил, специализиран софтуер да се формализират чрез подаване на писмена заявка (например по имейл) до съответния отдел и да има насрещно потвърждение при проверка дали оборудването е налично или трябва да бъде закупено/поръчано, за да се знае и в какви срокове новия служител ще разполага с всичко необходимо за работата си.
За предаването на оборудването се изготвя приемно-предавателен протокол, който се подписва от служителя при получаване на оборудването.
2. Дейности при постъпване на работа.
Тези дейности са свързани, както с формалното подписване на различни документи при назначаване трудов договор, длъжностна характеристика, начален инструктаж по безопасност и здраве при работа и други), така и с предоставяне на всяка полезна информация за служителя: каква е структурата на организацията, къде е мястото на новия служител в нея, запознаване с правилника за вътрешния трудов ред и други вътрешнофирмени политики и процедури, запознаване с колегите и цялата работна среда.
Обикновено при започване на работа, новия служител бива прикрепен към по-опитен служител за обучения, свързани с конкретно извършваната работа. Добра практика е този по-опитен служител (ментор) да разясни задълженията на новия служител относно описание на ролята на конкретната длъжност, очакваното поведение, стандарти и изискванията за облекло, възприетите в конкретния отдел места и време за хранене, места за социализация, насоки от кого да се търси съвет и др.
3. Обучение, свързано с конкретната длъжност.
То е свързано с назначаване на наставник или ментор за първоначална подкрепа и определяне на специфичните обучения, които трябва да бъдат преминати, за да може успешно да се продължи със самостоятелна работа.
Очаквайте в следващите бюлетини тема относно добрите практики при организацията на трудовото досие.
