Всяка организация, независимо колко голяма или малка е, има нужда от поддържане на определени документи – някои, от които се изискват нормативно, а други – за улесняване на вътрешно-организационни процеси. В този материал ще се спрем подробно на необходимите документи, които трябва да се поддържат и съхраняват в трудовите досиета на служителите, включително и напусналите.
Съгласно чл. 128б от КТ работодателят е длъжен да води трудово досие на всеки работник и служител, като то трябва да се създаде при постъпване на работа и да съдържа необходимите документи във връзка с възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение.
Освен нормативно определените документи в трудовото досие може, и е полезно, да се съдържат и други документи за работника или служителя, като в Правилника за вътрешния трудов ред на предприятието може да бъде посочено какво трябва да е съдържанието на трудовите досиета.
С промените от 01.01.2017г. в КТ се добави и нова алинея на чл. 128б, с която се дава възможност част от документите да могат да бъдат създавани и съхранявани като електронни документи. Видът и изискванията за създаването и съхраняването им се определят с Наредба за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя.
- Документи във връзка с възникването на трудовото правоотношение
Създаването на трудовото досие започва със сключването на трудов договор (или с издаването на документите за провеждане на избор или конкурс), но преди трудовия договор да бъде подписан, процесът по назначаване обикновено се предхожда от няколко стъпки, които изискват изготвянето на определени документи, които могат да бъдат приложени към трудовото досие.
Преди възникване на трудовото правоотношение лицето изразява желанието си за това, като представя молба за назначаване на работа (Образец 1) или мотивационно писмо.
Липсата на молба за започване на работа няма да направи сключения трудов договор недействителен. Тя също така и не обвързва работодателя със задължение да бъде сключен договор. Въпреки това понякога е възможно при проверка Инспекция по труда да изисква таква молба.
Работодателят може да изиска от кандидатите за работа да представят и автобиография (Образец 2 – Европейски формат на автобиография) и/или да попълнят фирмено разработен формуляр за кандидатстване (Образец 3) с цел по-бърз достъп до личната информация, когато се налага издаването на допълнителни документи като анекси, заповеди и др., тъй като според Наредба № 4 /11.05.1993 г. личната карта се ползва само като източник на информация и се връща веднага.
[nictitate_toolkit_ii_blockquote style=“1″ author=““]Добра практика:[/nictitate_toolkit_ii_blockquote]
Използвайте декларация, с която лицето дава съгласие на работодателя като администратор на лични данни да събира, съхранява и обработва лични данни. Чрез тази декларация служителят трябва недвусмислено да е уведомен, че работодателят ще ги използва за нуждите на дейността си и ще ги обработва и съхранява в електронен и писмен вид съгласно Закона за защита на личните данни. (Образец 4)
Ако лицето е предоставило и други документи като сертификати за обучение или препоръки от предишни работодатели следва и те да се прибавят към трудовото досие.
Задължителните документи за сключване на трудов договор са посочени в Наредба № 4 от 11.05.1993 г. за документите, които са необходими за сключване на трудов договор. За една част от документите са приложими копия, а други се съхраняват в оригинал. Упоменатите в наредбата документи са:
1. Документ за самоличност, който се връща веднага;
2. документ за придобито образование, специалност, квалификация, правоспособност, научно звание или научна степен, когато такива се изискват за длъжността или работата, за която лицето кандидатства;
От тези документи в трудовото досие се съхраняват копия, заверени „вярно с оригинала“ от служителя, който ги е приел.
3.Документ за стаж по специалността, когато за длъжността или работата, за която лицето кандидатства, се изисква притежаването на такъв трудов стаж. Може да се направи копие на трудовата книжка или друг документ, който удостоверява стажа след като се вземат необходимите данни за назначение.
Съгласно чл. 348, ал. 2 от КТ – когато работникът постъпва за първи път на работа той удостоверява това с декларация и работодателят е длъжен да му издаде трудова книжка. Тази декларация също следва да се прибави към трудовото досие. (Образец 5)
ВАЖНО: В сила от 01.06.2025 г. тази разпоредба е отменена във връзка със замяната на трудовата книжка с „единен електронен трудов запис“. Следва да се има предвид обаче, че преди 01.06.2025г. тази разпоредба е била действаща и следва документите да се съхраняват за служителите, които са били назначени преди отмяната на хартиената трудова книжка, включително за напусналите.
[nictitate_toolkit_ii_blockquote style=“1″ author=““]Връщане на хартиената трудова книжка:[/nictitate_toolkit_ii_blockquote]
В срок до 1 юни 2026 г. всеки работодател следва да оформи трудовата книжка на всеки от служителите си и да му я върне. С това последно вписване в нея с цифри и думи трябва да се запише продължителността на трудовия стаж, положен от работника или служителя при този работодател към 1 юни 2025 г., подписва се от главния счетоводител и от работодателя, като се подпечатва с печата му, ако разполага с такъв. С цел доказване, че това задължение е изпълнено препоръчваме връщането на трудовата книжка да бъде записано в Дневника за издадените трудови книжки, макар че и той вече няма да се води след 01.06.2025, както и служителя да подпише декларация, че е получил трудовата си книжка. (В дневника се отбелязват не само издадените трудови книжки от работодателя, когато служителят не е имал трудова книжка до сега, но и се отразява всяко движение на трудовата книжка, като всяко събитие – получена/предадена се отбелязва по дати и се разписват и двете страни.
- документ за медицински преглед при първоначално постъпване на работа и след преустановяване на трудовата дейност по трудово правоотношение за срок над 3 месеца; (Образец 6)
- свидетелство за съдимост, когато със закон или нормативен акт се изисква удостоверяването на съдебно минало; (Нормативно определен образец)
- разрешение от Инспекцията по труда, ако лицето не е навършило 16 години или е на възраст от 16 до 18 години.
Работодателят може да изисква и други документи, различни от горепосочените, когато това е предвидено или произтича от закон или нормативен акт. Такива документи могат да бъдат шофьорска книжка, електронна карта на водача, когато се назначават шофьори и т.н.
На база на необходимите документи за сключване на трудов договор, предоставени от служителя, работодателя от своя страна съставя трудовия договор и длъжностната характеристика, които задължително се съхраняват в трудовото досие. Работодателят уведомява компетентната териториална дирекция на Националната агенция за приходите (ТД на НАП) за сключване, изменение или прекратяване на трудовите договори, като изпраща уведомление – това уведомление, също трябва да се съхранява в досието.
(Образец 8 – Длъжностна характеристика)
[nictitate_toolkit_ii_blockquote style=“1″ author=““]Добра практика:[/nictitate_toolkit_ii_blockquote]
Документите, които често биват забравяни при назначаване, а някои със съществено значение, за да се определи дали дадената работа, за която кандидатства лицето, е подходяща са:
Копие от решения на ТЕЛК/ НЕЛК (Нормативно определен образец);
Копие от „Производствена характеристика“ (ако е издавана от предприятието)
Заключение от службата по трудова медицина за пригодността на работещия също трябва да бъде приложена към досието;
Молба за плащане на договорената в трудовия договор заплата по банков път (Образец 9);
Трудовото възнаграждение се изплаща лично на работника или служителя по ведомост или срещу разписка или по писмено искане на работника или служителя – на негови близки. По писмено искане на работника или служителя трудовото му възнаграждение се превежда по негова платежна сметка.
Независимо от това изискване обаче, когато се изплаща трудово възнаграждение от работодател със 100 или повече наети лица съгласно Закона за ограничаване на плащанията в брой, изплащането на възнаграждението се извършва само чрез превод или внасяне по платежна сметка на работника или служителя.
Декларация за банкова сметка за изплащане на парични обезщетение и помощи от ДОО (Актуални бланки на декларациите могат да бъдат изтеглени от сайта на НОИ на следния адрес: https://www.noi.bg/administrativno-obslujvane/formulqri/formulyari-i-obraztsi-za-vremenna-nerabotosposobnost-i-maichinstvo/.
Добра практика е тази декларация да се попълни предварително, за да не се забавят болничните, когато се представят, но все пак да се провери дали няма промяна в банковата сметка преди да се подаде.
- Документи във връзка със съществуването на трудовото правоотношение
Заявления и заповеди за всички видове отпуск – Съхраняват се в оригинал;
Всички допълнителни споразумения за промени в трудовия договор и съответните уведомления от НАП, когато са необходими – Съхраняват се в оригинал;
Копия на всички заповеди – копия;
Копия от болнични листи;
- Документи във връзка с прекратяването на трудовото правоотношение
Заповед за прекратяване на трудов договор; (Образец 10)
Молба или предизвестие за прекратяване на трудово правоотношение; (Образец 11)
Уведомление от НАП за прекратяване на трудовия договор
Копия от издадените от работодателя документи във връзка с пенсионирането на лицето (УП 2, УП 3) – подписани от служителя при получаването;
[nictitate_toolkit_ii_blockquote style=“1″ author=““]Добри практики при организацията на трудовото досие[/nictitate_toolkit_ii_blockquote]
Добра практика при организацията на трудовото досие е то да се раздели в няколко раздела в папка с цел бърз и лесен достъп до необходимите документи, когато това се налага.
Примерно разпределение би изглеждало така:
Можете да използвате този образец на чек лист, когато подготвяте персонално досие, за да сте сигурни, че няма да пропуснете някой важен документ:
Чек лист – формат .doc
Чек лист – формат .pdf
